À l'inverse, les systèmes de suivi du portefeuille ne peuvent s'appuyer sur aucune norme ou principe communément accepté. A. Composants et rôle du système d’information . Le logiciel est utilisé avec succès sur le terrain depuis trois ans, parallèlement au logiciel Grameen Banker, ainsi que dans certains des bureaux régionaux de la banque. Il est difficile de répondre à cette question. La majorité des institutions de microfinance ont en effet une vocation partiellement ou totalement sociale et n'ont donc pas pour seul but de maximiser le retour sur investissement. Le système d'information de gestion est l'une des clés les plus importantes mais les moins bien comprises du succès d'une institution de microfinance. Les responsables de la conception du système ont identifié quatre éléments de base ? Généralement, un individu devient client actif et a un dossier affecté à un agent de crédit lorsque sa première demande de prêt est préparée. Le personnel du département de la comptabilité est-il suffisant ? Le nombre de périodes considéré doit être suffisamment élevé pour permettre d'identifier rapidement une amélioration ou une dégradation de la situation sans généralement toutefois dépasser cinq ou six pour éviter de rendre la situation confuse. Prudent, en identifiant les montants pour lesquels on peut raisonnablement craindre un risque de non-recouvrement. Si cette dernière suit la méthode de l'amortissement dégressif, le taux d'intérêt nominal et le rendement théorique sont équivalents23. À eux trois, ces rapports peuvent aider les institutions de microfinance à mettre en place un système de gestion financière plus élaboré. Le contrôle parfois limité qui peut être exercé sur les besoins d'information des sources extérieures ? de comptabilité d'engagement pour les dépenses, Un système manuel de comptabilité typique, 2.2 Comptabilité de caisse et comptabilité d'engagement. À ce stade, l'équipe de projet aura déterminé s'il faut acheter un programme standard, modifier un programme existant ou élaborer un nouveau logiciel pour le système de comptabilité et pour le système de gestion du portefeuille. Il n'existe aucun programme du type WordPerfect ou Lotus 1-2-3 qu'une institution puisse commander, installer et utiliser pour satisfaire 80 à 90 % de ses besoins d'information. ? ? ? L'acquéreur peut, pour un montant additionnel, demander sa personnalisation et la conversion des données. Le TAUX D’INTÉRÊT RÉEL EFFECTIF est égal à : Une institution de microfinance doit prendre garde aux tendances inflationnistes et gérer ses actifs et fixer ses commissions en conséquence. Dans leur cas, le meilleur moyen de transférer les données consiste à les transmettre par modem à la fin de la journée pour les inclure dans la base de données principale. comme celles figurant dans les rapports B2 : MOUVEMENTS DU COMPTE DE CRÉDIT et B3 : SITUATION GLOBALE DU CLIENT ? TANT NET DE L’ENCOURS DE CRÉDITS PAR AGENCE et du MONTANT D’ÉPARGNE PAR AGENCE. Cette publication est utile aux dirigeants chargés de sélectionner les différents indicateurs qui seront utilisés par leur institution. La colonne 7 indique le pourcentage du prêt en retard, c'est-à-dire le quotient du montant en retard par l'encours du prêt, ou encore du montant de la colonne 5 par celui de la colonne 4. ? Informations nécessaires au contrôle de gestion. Un programmeur de base de données a besoin d'un diagramme de circulation de l'information, indiquant où les données sont recueillies, transformées, utilisées pour, Bien conduite, la définition des besoins épargnera bien des ennuis et assurera le succès du processus tout entier, Principes directeurs et procédures ?comptabilité Procédures de contrôle interne, ? ? Il ne faut donc épargner aucun effort pour convaincre les bailleurs de fonds d'utiliser les rapports de gestion produits régulièrement plutôt que des rapports établis spécialement à leur intention. Un réseau ? compose de nombreuses sections de séquences d'instructions indépendantes, qui chacune ne s'exécute que dans des conditions particulières. L'élaboration du système de micro-crédit de la FAO a pris près de 10 ans, ce qui a évité aux utilisateurs de se heurter à de graves problèmes opérationnels. Produits des services de crédit d'autres types, tels que les commissions, frais et pénalités. Le document de conception du système lui permet de noter les relations ci-après : ? 3. Peut être adapté de près aux principes directeurs et aux procédures de l'institution, ? SHARE est une institution de microfinance qui travaille dans le sud de l'Inde, dans l'État de l'Andhra Pradesh. Troisième groupe concerné, les auditeurs et les contrôleurs affichaient des besoins différents ; leur avis a également été sollicité. ou n'en aient pas du tout. L'élaboration d'un système d'information de gestion est une tâche complexe pour une institution de microfinance1. Sur quelle base est-elle calculée ? Une évaluation vraiment précise de la viabilité d'une institution doit être faite en anticipant sur l'arrêt éventuel de cet appui extérieur. Les comptes peuvent être traités par un logiciel de comptabilité peu onéreux opérant de manière indépendante, tandis que les comptes des clients figurent sur une base de données programmée, qui permet de produire un registre des opérations présentant des données détaillées sur les prêts décaissés, les remboursements effectués, les ajustements apportés aux pièces justificatives du journal et les dépôts d'épargne. On a tout lieu de craindre que l'adoption de définitions normalisées par les institutions de microfinance incite certains bailleurs de fonds à accorder une trop grande importance aux ratios et à n'approuver plus que les projets des institutions obtenant les « meilleurs » résultats. Pour administrer les prêts de groupe, il est nécessaire de créer une table spéciale, et de la relier à la table des clients. En 1997, 30 caisses étaient totalement informatisées. Ce système, qui devra pouvoir gérer les comptes de 300 000 clients, fonctionnera en réseau sous Windows NT au siège et de manière indépendante dans les agences ; chacune des agences sera équipée d'un ordinateur et d'une imprimante, et transférera chaque jour ses données au siège par modem. Le, RENDEMENT DU PORTEFEUILLE compare le produit des services de crédit (c'est-à-dire tous les revenus à l'exception de ceux des investissements) à la valeur moyenne de l'encours, POURCENTAGE D’AGENTS DE CRÉDIT DANS LES EFFECTIFS Nombre d’agents de crédit x 100 %, x 100 % Valeur moyenne nette de l’encours du portefeuille, Montant moyen des emprunts portant intérêt, Nombre total de clients actifs appartenant à des groupes. Elles sont axées sur le long terme et, parce qu'elles influent sur les décisions prises par l'institution, l'avenir de celle-ci est tributaire de leur qualité. Ce rapport est l'un des deux principaux utilisés par les agents de crédit pour suivre la situation de leurs clients, l'autre étant C2 : CRÉDITS EN RETARD PAR AGENT DE CRÉDIT. Or, si ce dernier n'est pas bien conçu au départ, cette opération peut prendre beaucoup plus de temps, car il faudra remanier des éléments importants. Procédures d'attribution des numéros de comptes, ? munes (par exemple, caisses, encours et charges à payer). Cette opération est généralement onéreuse car elle nécessite souvent une intervention humaine. De plus, les systèmes manuels et les tableurs ne permettent dès lors plus d'absorber toutes les données, de sorte que des informations se perdent lorsque la structure de l'institution devient plus complexe. Les rapports préparés par le système varieront en fonction de la taille, du volume des opérations et de la gamme de produits financiers de chaque institution ; certains établissements devront préparer davantage de rapports, d'autres moins. Par exemple, si la communication est coupée entre deux ordinateurs qui doivent synchroniser leurs données, le système doit être capable de reconstituer une situation correcte et ce pour les deux ordinateurs. Les difficultés sont nombreuses, complexes et étroitement liées les unes aux autres. notamment en s'adressant à d'autres institutions ou à des sociétés de services et d'ingénierie informatique, à des bailleurs de fonds et à des consultants. Le POURCENTAGE DES PRÊTS CONSENTIS AU GROUPE CIBLÉ est un indicateur souple, utilisable pour une ou plusieurs catégories de clients ciblés : ? La première colonne indique le montant réalisé de chaque compte, la colonne du milieu le montant prévu pour la même période, et la dernière le montant effectif en pourcentage du montant prévu. Dispositifs d'accès par mot de passe et annulation du des informations sur les clients et pour analyser, mot de passe approuver et décaisser les crédits, ? Il s'agit, par exemple, des terrains, constructions, installations techniques, matériel et outillage, meubles et automobiles ? 3.3.2 Rapports destinés au personnel de terrain. Toute modification, aussi minime soit-elle, doit être testée et soigneusement déboguée car elle peut avoir des répercussions sur d'autres segments du programme apparemment indépendants. Note : Crédits en retard, improductifs ? Institution de microfinance ESSOR Page 1, Balance âgée des crédits et calcul des provisions Rapport n° C8, Agence : District ouest Imprimé : 8/01/97 13:50 Au 31 décembre 1996 Préparé par : A. Wong, Provision Prêts Principal classé à risque pour créances douteuses, Total, prêts en retard de plus de 30 jours. Le système de contrôle interne est conçu de façon à ce que la documentation et l'information concernant chaque groupe et chaque membre soient contre-vérifiées par deux ou trois personnes, dont le directeur de l'agence. 5.3.3 Étape 3 : Préparation et révision des documents de référence. Est en cours d'installation à Porto Rico, en Amérique centrale et en Australie (26 mutuelles de crédit comptant plus de 150 agences). En effet, la situation du client pouvant se modifier radicalement, il peut être souhaitable de revoir la situation. Bien qu'un exemple de plan comptable en langue française soit fourni à l'annexe 2 (plan comptable inspiré de celui de la BCEAO, Banque Centrale des États de l’Afrique de l’Ouest, pour les systèmes financiers décentralisés), il est recommandé aux lecteurs utilisant le système français de faire appel à un cabinet d'experts-comptables pour les aider à établir leur plan comptable. Ceci est d'autant plus vrai à l'heure d'Internet et de l'interconnexion des systèmes d'information. Le pire à éviter est de changer de système en pleine période d'expansion. En règle générale, la direction et le personnel chargé des systèmes d'information au sein d'une institution financière ne parlent pas le même langage. Le premier de ces deux manuels explique rapidement l'importance de l'analyse des ratios financiers et décrit les 11 principaux ratios utilisés pour évaluer les rendements, l'efficacité opérationnelle et l'autosuffisance financière. Un serveur est un ordinateur disposant d'un processeur plus rapide, d'une mémoire plus importante et de plus d'espace sur son disque dur qu'un ordinateur autonome, ce qui lui permet de traiter un plus grand nombre d'opérations et de stocker plus d'informations 2. Objectifs : Défnition du système d’information : Le SI est une représentation de l’activité du SO et/ou du SP, et de ses échanges avec l’environnement. ayant emprunté 100 000 unités en monnaie étrangère, ayant 50 000 unités dans un compte bancaire libellé en cette même monnaie, mais ayant prêté le solde en monnaie nationale, le TAUX DE POSITION DE CHANGE serait égal à : Dans cet exemple, seulement 50 % des dettes sont protégés.
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