Un extranetest une extension du système d'information de l'entreprise à des partenaires situés au-delà du réseau, et ce, de manière sécurisée (authentification par nom d'utilisateur et mot de passe). Le programmeur crée alors des formulaires et les relie aux tables de la base de données pour faciliter l'entrée, l'affichage et la modification des données. Appui technique sur Internet et par téléphone, en anglais, douze heures par jour du lundi au samedi, à partir des États-Unis. les dispositifs de sécurité contre le vol ; ? Comment le programmeur s'y prend-il pour créer un modèle conceptuel ? Ce dernier est donc le système le mieux adapté aux besoins actuels des institutions de microfinance, mais il exige un processeur 486 et au moins 16 Mo de mémoire vive pour pouvoir fonctionner correctement. et la société de services et d'ingénierie informatique qui fournira. 6. Qui plus est, les systèmes sont souvent construits de façon arbitraire et fragmentaire, sans que les besoins aient été pleinement évalués. Montant des bénéfices (ou pertes) accumulés depuis la constitution de l'institution. Cette diversité s'explique dans une large mesure par le fait que, lors de leur création, les institutions de microfinance ont, en général, adopté des méthodes faciles à appliquer et rationnelles, et non des méthodes logiques au plan financier et comparables à celles des banques commerciales. L'analyse indiciaire peut être un moyen très utile de comparer et d'évaluer les résultats d'une institution. S'adresser à PACT Publications, 777 United Nations Plaza, New York, NY 10017, télécopie : 212-696-9748, courriel : , site Internet : . Quand les décideurs en ont-ils besoin ? Le dernier chapitre décrit la marche à suivre pour élaborer et mettre en œuvre un système d'information, ce qui met le lecteur en situation d'exploiter les informations des chapitres précédents. Plus on descend le long de la pyramide, plus les informations sont définies et ciblées, et se rapportent à des activités, des services ou des employés particuliers. En cas de remboursement tardif, les intérêts sont-ils majorés ? Aux niveaux régional et national, les agents de crédit avaient besoin d'un système capable de consolider les soldes et d'établir rapidement des statistiques. Si 5212 identifie les rémunérations du personnel, le code 5212-31-21-31 caractérise les salaires versés au personnel chargé de la formation à la gestion (code de programme 31) dans l'agence 1 de la région nord (code d'agence 21) au moyen des ressources versées par la BID (code de bailleur de fonds 31). Les informations stratégiques sont prospectives, prédictives et spéculatives alors que les informations sur /. Périodicité : Mensuelle Groupement : Agence. ? L'indicateur retenu repose sur le principe que si un ou plusieurs versements au titre d'un prêt sont en retard, le prêt tout entier est compromis (ou en situation de risque), et pas seulement la tranche dont le paiement est en retard, comme c'est le cas pour l'indicateur du taux de retard. (Le mieux dans ce cas est initial longtemps après l'installation du programme. Ces flux résultent de l’activité du système : approvisionnements, production, gestion des salariés, comptabilité, ventes…. Toutes les institutions de microfinance devraient utiliser un système de comptabilité d'engagement pour les dépenses importantes, telles que le paiement des prestations sociales au personnel et des intérêts à payer, qui peuvent n'exiger qu'un versement annuel, car, sinon, leurs états financiers ne donneront pas une image exacte du flux réel des dépenses. ? Le jeu de rapports présentés dans le cadre de ce guide pratique est conçu pour une institution de microfinance de bonne taille, qui compte des milliers de clients, xii SYSTÈMES D’INFORMATION DE GESTION POUR LES INSTITUTIONS DE MICROFINANCE- GUIDE PRATIQUE. 5.2.2 Étape 2 : Mise au point de la structure du système. Voir le rapport E1 : BILAN SIMPLIFIÉ. Ils expliquent les fondements théoriques d'un grand nombre d'indicateurs et techniques utilisées dans le présent guide pratique. 4.4 Indicateurs de solvabilité financière, Total retraité des produits des services financiers. Le système de gestion du portefeuille d'une institution de microfinance est un outil complexe et il mérite d'être conçu avec soin de manière à être adapté à l'institution et à ses produits financiers. Ces informations sont ensuite entrées dans le système et des rapports sont établis et communiqués aux agences qui les comparent avec les informations produites par les systèmes qu'elles tiennent indépendamment pour vérifier l'exactitude des données saisies. Les données opérationnelles reposent sur des informations récentes et, dans certains cas, leur pertinence peut dépendre de la rapidité avec laquelle elles sont fournies. Cette liste n'est toutefois pas exhaustive car les institutions au-. Sa capacité d'expansion s'en trouve aussi compromise car elle peut ne plus avoir de clients solides. Les rapports sont regroupés par niveau d'utilisateur (par exemple, personnel de terrain) et par catégorie (par exemple, rapports sur le portefeuille de crédits). La modification du taux d'intérêt durant la période du prêt pose des problèmes dans la plupart des systèmes. Qui sera chargé de gérer le nouveau système ? Les institutions de microfinance qui mobilisent de l'épargne dans des comptes de dépôt doivent produire une série de rapports sur cette épargne. Il est aussi possible de confier l'élaboration du système à une société indépendante, auquel cas il importe de régler, Si le système n’est pas bien conçu au départ, son élaboration peut prendre beaucoup plus de temps, On ne saurait trop insister sur la nécessité de croiser, L’évaluation rigoureuse des besoins conditionne le succès d’un système d’information de gestion : le cas de PRODEM. Efficiency of Credit-Granting NGOs, Development and Finance, 1996. La somme des soldes relatifs aux différents bailleurs de fonds doit être égale au solde du compte bancaire. Les systèmes d'information pêchent le plus souvent par des rapports mal conçus. Cette fois-ci, la comptable débite le compte 5010B (salaires financés par NewSystems) et crédite le compte 1010B. Comme ils l'emportent avec eux dans leurs déplacements sur le terrain, ce rapport doit être de taille raisonnable et, dans l'idéal, ne compter que quelques pages de format lettre ordinaire. Le montant des prêts étant manifestement loin d'être un indicateur parfait de la situation économique de la clientèle, il doit être interprété avec prudence. Cette manière de procéder permet d'établir des prévisions de charges. Système mobile. pour approuver un prêt ou négocier avec un client défaillant, par exemple. Si le prêt est décaissé en plusieurs tranches, la commission initiale est-elle calculée sur le montant total ou sur le montant de chaque décaissement ? Il est relativement facile de se procurer un programme de comptabilité capable, au minimum, de, remplir les fonctions élémentaires qu'on attend d'une institution de microfinance. Production de rapports complets, comprenant tous les indicateurs types de rendement et de qualité des prêts : taux de remboursement, taux d'impayés, taux d'abandon de créances, indicateurs du portefeuille à risque, analyse matricielle et graphique détaillée des décaissements de prêts, rapports et prévisions concernant le portefeuille et la trésorerie. Pour évaluer la situation des remboursements, la direction d'une institution aura sans doute besoin d'analyser la qualité du portefeuille non seulement par agent de crédit et par agence, mais aussi par catégorie de prêt, par source de financement ou par profil de client. Par exemple, les dotations aux provisions pour créances douteuses sont parfois prises en compte avant le calcul de la marge financière nette, et parfois incluses dans les charges d'exploitation. Des explications supplémentaires sont présentées en italique si besoin est. Le rapport doit aussi préciser le jour et l'heure à laquelle il a été imprimé afin d'éviter tout risque de confusion avec d'autres versions et, enfin, inclure des informations permettant d'identifier celui qui l'a préparé (journal des entrées dans le système). sur les activités, l'épargne, le portefeuille de crédits et la situation de trésorerie, le compte de résultat, le bilan et les rapports d'exploitation simplifiés ? De quelle manière les indicateurs clés peuvent-ils être incorporés dans les rapports pour permettre aux utilisateurs d'en suivre l'évolution ? LEUR DE L’ENCOURS NET DE CRÉDITS est extrait du bilan. montant passé en provision pour couvrir les intérêts à recevoir en retard que l'institution a déjà enregistré comme un produit dans un système de comptabilité d'engagement. Un chiffre-clé sera-t-il utilisé pour indiquer le type de compte (crédits, épargne, dépôts à terme) ou de produit (prêts de groupe, crédit rural, épargne forcée) ? ? Elle peut, bien sûr, décider d'employer un système totalement manuel, mais cela n'est pas recommandé. Généralement, sur une longue période le TAUX D’ABANDON DE CRÉANCES doit avoir une valeur proche de celle du TAUX DE PROVISION POUR CRÉANCES DOUTEUSES. Presque tous les indicateurs financiers utilisés dans les rapports de système d'information de gestion sont fondés, au moins partiellement, sur des informations enregistrées conformément au plan comptable. Ces prêts, pour lesquels on a pu déjà observer d'importants retards de paiement, présentent des risques bien supérieurs à ceux du portefeuille global. Les nouveaux langages permettent aussi aux programmeurs de recourir à des programmes multi-usages au lieu de créer de nouvelles séquences pour chaque action, comme c'était autrefois le cas. Si cette dernière suit la méthode de l'amortissement dégressif, le taux d'intérêt nominal et le rendement théorique sont équivalents23. voulait. L'ordre des rubriques, mais aussi le regroupement des informations, peut différer d'un système à un autre. Elle a toutefois entrepris de s'informatiser progressivement. le logiciel coûte beaucoup moins cher qu'un système maison ; ? Source : Cet exemple suit de près le plan comptable proposé par Margaret Bartel et al. compose de nombreuses sections de séquences d'instructions indépendantes, qui chacune ne s'exécute que dans des conditions particulières. ? Notons ici la distinction qui est faite dans la définition d'un système d'information de gestion entre données et informations. ? 3.2.3 Fréquence et rapidité de la production des rapports. L'observation de cet indicateur permet d'isoler les effets de la nature des clients de ceux de la croissance de l'institution, les emprunteurs fidèles obtenant des prêts d'un montant systématiquement croissant, et de vérifier le niveau économique des nouveaux clients22. Commissions et programmes de prêts à plusieurs taux d'intérêt, définissables par l'utilisateur. Il est néanmoins tout à fait possible à une institution de microfinance d'utiliser un seul ordinateur pour stocker les transactions relatives aux comptes de ses clients et les soldes de 1 000 à 2 000 prêts actifs, et c'est la solution que devraient normalement retenir les agences dont le volume d'opérations est limité. Les statistiques sont faussées lorsque les prêts aux entreprises familiales sont considérés avoir été consentis à un seul époux, même si la signature des deux époux est nécessaire pour la conclusion du contrat et s'ils participent tous les deux à l'activité économique. Une institution financière devrait sauvegarder ses informations tous les jours. Il n'existe aucun programme du type WordPerfect ou Lotus 1-2-3 qu'une institution puisse commander, installer et utiliser pour satisfaire 80 à 90 % de ses besoins d'information. Jusqu'où l'institution doit-elle pousser le processus d'informatisation ? encours total des crédits en retard ; ce montant apparaît au bilan. Montant dû par l'institution aux banques ou à d'autres prêteurs et exigible à moins d'un an. ? Résumé sur le cours Analyse des systèmes d’information. Il présente des concepts et des expressions, décrit les besoins des responsables, et expose les limites des systèmes d'information de gestion. La deuxième catégorie englobe les institutions de taille moyenne qui ont entre 2 000 et 10 000 clients et entrent dans une phase d'expansion. Il est toutefois possible d'empêcher un utilisateur d'avoir accès aux informations protégées enregistrées sur une autre machine et de mettre en place des contrôles pour autoriser les utilisateurs, selon le cas, à modifier les données, enregistrer de nouvelles informations ou seulement lire les informations stockées. Croissance du portefeuille et part classée à risque, 0 0. ? On peut donc compter que le second, à savoir le SOLDE MÉDIAN DES PRÊTS EN COURS, augmentera progressivement pour les emprunteurs fidèles. Description et diagramme de la saisie et du stockage des données de base. La première se plaint de devoir encore attendre l'approbation d'un nouveau prêt alors qu'elle a remboursé son emprunt depuis plusieurs semaines déjà. mais à des niveaux de détail différents. 5. Chaque fiche apparaît séparément, comme indiqué dans le diagramme (voir la figure A1.1 ci-dessous). ? ? DBS s'efforce de faciliter la mise en place d'une infrastructure technique locale adaptée lorsque le volume des opérations le justifie, généralement en association avec un partenaire local. Après avoir évalué les besoins de l'institution et défini les spécifications du système d'information de gestion, son personnel a choisi un logiciel commercial de comptabilité développé par une société locale qui assure aussi un appui technique. ? Pour expliquer ce qu'est un modèle conceptuel de base de données, nous considérerons ici un simple système de suivi des prêts. Les RATIO D’ADÉQUATION DES LIQUIDITÉS permettent d'estimer la capacité de l'institution à faire face aux dépenses et à la demande de nouveaux prêts prévues sur une période d'un mois, par exemple. Elle demande donc à obtenir toutes les informations que le système peut générer et se heurte à un nouvel écueil. Quel est le délai d'intervention en cas de problèmes techniques graves (rendant le système inutilisable) ? Système d'opérations de guichet (les données sont entrées au moment de la transaction). Le nouveau système d'information a permis à PRODEM de proposer de nouveaux produits financiers et de nouveaux services, tels que des prêts aux conditions et aux échéanciers adaptés à la trésorerie de ses clients. TANT NET DE L’ENCOURS DE CRÉDITS PAR AGENCE et du MONTANT D’ÉPARGNE PAR AGENCE. Dans la première catégorie, on trouve les institutions récentes et de petite taille qui ont, disons, moins de 2 000 clients4 et n'envisagent pas, à brève échéance, d'accroître sensiblement leur clientèle ou d'élargir la gamme de leurs produits. Les lecteurs utilisant le système de comptabilité français noteront, en revanche, que de nombreuses différences existent entre les deux systèmes de comptabilité. Dans un système d'information informatisé, le concept de sécurité recouvre la protection des données, le contrôle de l'accès aux données, et la lutte contre la fraude au moyen de programmes superviseurs. Pour les institutions dont les opérations sont stables et donnent lieu à de fréquents versements par les clients (sur une base hebdomadaire ou mensuelle), les différences entre comptabilité de caisse et comptabilité d'engagement ne sont guère importantes. ? Le programme doit empêcher les utilisateurs de passer facilement d'une période comptable à une autre. Des sommes sont-elles déduites du montant du prêt qui a été approuvé ? acquisition d'un système prêt à l'emploi, adaptation d'un système standard ou encore élaboration d'un système maison. TAUX DE POSITION DE CHANGE en une monnaie déterminée ), 1 ? Les employés qui opèrent sur le terrain ? Dans ce cas encore, la décision dépend des besoins de l'institution. Les montants en retard peuvent-ils être prélevés sur le compte d'épargne ? Rapports destinés au personnel de direction au siège social, B9 : Rapport sur la concentration du portefeuille C3 : Crédits en retard par agence et par produit, C8 : Balance âgée des crédits et calcul des provisions D2 : Compte de résultat développé, D3 : Compte de résultat par agence et par région, F2 : Projections des flux de trésorerie F3 : Rapport sur les impasses de taux, Rapport simplifié destiné au personnel de direction. Mais que représente en fait le Système d'Information, et quel est le lien avec l'informatique ? Les agents de crédit doivent savoir le plus vite possible quels clients ont payé en temps voulu et quels clients sont en retard. Le modèle présenté incorpore les éléments les plus courants des flux de trésorerie. En outre, l'adaptation d'un logiciel peut être source de difficultés pour la société de services et d'ingénierie informatique qui lui apportera ultérieurement des améliorations. Si ces derniers sont satisfaits, les besoins, généralement moins détaillés, des organismes de financement, des responsables de la réglementation et des auditeurs le seront aussi. Les équipes de direction et le personnel de plusieurs institutions de microfinance, dont PRODEM (Bolivie), FIE (Bolivie), FINCA (Ouganda), BRAC (Bangladesh) et Buro Tangail (Bangladesh), ont apporté leur concours à cette réalisation. Pour éviter toute erreur d'interprétation, les indicateurs ne devraient jamais être interprétés indépendamment les uns des autres. Les données sont extraites du rapport F3. Comptes de capital (indéfini et souscrit). Pour les institutions dont l'encours de crédits est en phase d'expansion, il est plus utile de recourir à un RATIO. Une institution mal préparée à une croissance rapide mettra, en fin de compte, la qualité de ses services et sa santé financière en péril. De quel type de système s'agit-il : manuel, informatisé, ou hybride ? Cours d'initiation à l'informatique Cours complet d'initiation à l'informatique pour les débutants en informatique. colonne donnant l'écart en pourcentage entre les résultats du mois en cours et la moyenne en plus longue période. Le crédit est généralement le moteur des institutions de microfinance. Les utilisateurs en sont-ils satisfaits ? Les indicateurs décrivent deux types d'impact. Cette section présente quatre indicateurs de croissance de base qu'une institution devrait suivre sur une base régulière (mensuelle ou trimestrielle) pour s'assurer qu'elle continue d'avoir les capacités nécessaires pour gérer son portefeuille. Système de gestion de base de données relationnelle stable, se prêtant aisément à la récupération des données et à des vérifications. Quelle que soit sa taille, l'institution de microfinance devra, pour décider judicieusement de la conception du système d’information de gestion, se fonder sur une étude systématique des besoins d'information de toutes les parties prenantes, de ses clients à son directeur. fournir des indications sur les ratios déterminants et les rapports utiles pour assurer le suivi des résultats d'une institution ; ? Un nombre illimité d'utilisateurs peut se servir du logiciel dans chaque site. Une fois l’information saisie, il faut en assurer la pérennité, c’est à dire garantir un stockage durable et fiable. • Le système opérant englobe toutes les fonctions liées à l’activité propre de l’entreprise : facturer les clients, régler les salariés, gérer les stocks. Pour les raisons indiquées dans la section 5.2.1, il est beaucoup plus facile de trouversur le marché un bon logiciel de comptabilité qu'un bon logiciel de gestion du portefeuille. Le rapport F2 : PROJECTIONS DES FLUX DE TRÉSORERIE ne peut donc être uniquement tiré du système d'information. Les deux manuels proposent plusieurs séries d'exercices pratiques pour permettre au lecteur de s'entraîner à calculer les ratios et donnent des exemples concrets de calcul des formules en utilisant des chiffres fictifs. Les besoins d'information diffèrent non seulement d'une institution à une autre, mais aussi dans le temps. F : Rapports sur la situation de trésorerie, ? Un rapport sur les clients en retard indique à l'agent de crédit à quels clients il lui faut rendre visite. Il est essentiel que les directeurs des institutions de microfinance soient en mesure de gérer les flux de trésorerie. Quelles connaissances faut-il avoir pour l'utiliser et en assurer la maintenance ? informatique, comptabilité et système d'information de gestion ? SHARE envisage d'installer un ordinateur Pentium dans chacune de ses agences pour décentraliser le système. Elle peut être assurée soit par des moyens matériels (lecteurs de cartes, d'empreintes…) soit par des moyens logiciels (identification, permissions sur des fichiers ou des bases de données…). Le directeur de l'exploitation énumère les informations requises par un nouveau membre du Conseil d'administration pour la prochaine réunion : rapport financier et d'activités comparé au budget, nombre de clients par taille de prêt, et présentation d'un rapport sur le portefeuille de crédits à risque. Étant donné le faible coût des systèmes de comptabilité, il ne serait guère justifié de ne pas informatiser les opérations comptables au siège. ? Toutefois, si celle-ci est mobilisée et détenue pour le compte de groupes, dans le cadre de caisses villageoises, par exemple, les rapports développés présentés ici n'auront pas lieu d'être. Le CGAP a financé la constitution d'une base de données sur les résultats financiersdes institutions de microfinance, pour aider les responsables des différentes institutions à comparer leurs résultats à ceux de programmes similaires. 4.1.1 Comprendre la composition des indicateurs, Pour éviter toute erreur d'interprétation, les indicateurs ne devraient jamais être interprétés indépendamment les uns des autres, L'interprétation des ratios financiers peut être une vraie gageure. Pour avoir une image complète de la qualité du portefeuille, il est indispensable de comparer plusieurs indicateurs. Il est fondamental d'avoir des informations précises au niveau opérationnel, car c'est sur la base de ces dernières que le personnel agit. Le système doit également être protégé de la malveillance et des attaques extérieures grâce à des dispositifs matériels (routeurs filtrants) ou logiciels (identification, anti-virus, pare-feu, détecteurs d’intrusion…). Si la comptable souhaite connaître le montant total des frais salariaux, elle peut interroger le système pour obtenir le solde du compte 5010*, l'étoile indiquant au logiciel qu'il doit étendre la recherche à tous les comptes portant le numéro 5010. Des dépôts d'épargne supplémentaires doivent-ils être effectués pendant la durée du prêt ? De nombreux comptes de résultat comportent une colonne pour chaque mois de l'exercice. (voir plus loin la section consacrée au calcul des commissions) En général, un client ne reçoit pas l'intégralité du montant du prêt. Si une modification demandée par une institution n'est pas compatible avec le programme installé dans un autre établissement, la société informatique doit conserver une multiplicité de codes source pour pouvoir procéder à des améliorations ultérieures, et les opérations de mise à niveau ? En effet, les employés submergés par les sorties d'imprimantes ne savent souvent pas sur quoi porter leur attention. ? Intérêts versés aux clients à titre de rémunération de leurs dépôts d'épargne. ? Troisième groupe concerné, les auditeurs et les contrôleurs affichaient des besoins différents ; leur avis a également été sollicité. Dans un système de comptabilité de caisse, il s'agit des intérêts payés par les clients pendant la période considérée. Le compte de résultat contient généralement au moins deux colonnes (une par période) de manière à faciliter les comparaisons dans le temps. En plaçant clientid à la fois dans la table client et dans la table prêt, il a établi un lien entre les champs et n'est donc pas obligé d'enregistrer également le nom du client dans la table prêt1. Du fait de la complexité de la se satisferait volontiers d'un système d'ordinateurs auprogrammation, même les programmes les plus cou- tonomes. Pour cela, il leur faut effectuer des projections des besoins financiers futurs, et non pas simplement se fonder sur les informations financières des périodes antérieures. Son multiplicateur des fonds propres est égal à 5 et un rendement de l'actif de 20 % équivaut à un rendement des fonds propres de 100 %. 8, 1.6 Puis-je trouver des logiciels standards de systèmes d’information, de gestion qui répondent à mes besoins ? Les avis fournis par les programmeurs par une autre institution, il lui faut consacrer suffisont souvent dictés davantage par leurs préférences que samment de temps à l'examen de son fonctionnement par les besoins de l'institution. Produits encaissés mais non liés à l'exercice en cours. Tous les logiciels ne permettent pas de réaliser cette opération. Il faut néanmoins prendre soin de ne pas comptabiliser deux fois les clients qui ont contracté deux prêts en même temps ou ceux qui possèdent à la fois un compte d'épargne et un compte de prêt. ? Champs définis par les utilisateurs pour les informations facultatives. 4. le système ne fonctionnera jamais convenablement. Elle peut se contenter d'informatiser son système de comptabilité, en installant l'un des nombreux logiciels qui ont fait leurs preuves sur le marché. L'installation d'un nouveau système d'information de gestion se transforme alors en un audit exhaustif. À présent, les systèmes d'exploitation permettent à l'utilisateur d'exploiter des réseaux simples sans trop dépendre d'une assistance technique. Les directeurs doivent effectuer des projections de leurs activités pour compléter les informations du système d'information, tâche aussi délicate qu'essentielle. En fait, il arrive que des institutions opérant dans la même ville demandent à des sociétés de logiciels locales différentes d'élaborer leurs systèmes, et que les filiales de réseaux internationaux aient chacune leur propre système ? Le rapport fait état de tous les prêts pour lesquels un remboursement est en retard, et reporte le solde intégral des prêts en retard dans la colonne correspondant à la période écoulée depuis l'échéance du paiement le plus en retard (colonnes 8 à 11). Quel est le rythme de croissance envisagé ? munes (par exemple, caisses, encours et charges à payer). ? Ces outils sont plus faciles à élaborer, modifier et mettre à jour que des bases de données, mais leur utilité est beaucoup plus limitée, notamment pour les établissements qui gèrent plus de 500 prêts en cours.
Opéra National De Bordeaux,
Recette Charlotte Framboise Mascarpone Marmiton,
Abonnement Mensuel Sncf étudiant,
Laboratoire La Verpillière,
Bunker Abandonné Moselle,
Trampoline Extérieur Decathlon,
élevage Cavalier King Charles Valenciennes,
Kit Sport Ford Transit Custom,
Sauce Provençale Mots Fléchés,
Activités Ce1 à Imprimer,
Mettre Sous Le Joug En 6 Lettres,