? Il incombe donc à la direction de décider des indicateurs qu'elle souhaite suivre et de s'assurer que le plan comptable permet de les calculer. Client-prêt : Un client peut être le bénéficiaire de plusieurs prêts, reliés par un champ clientid. Un réseau ? Il génère à son tour des informations en direction du système de décision qui peut ainsi contrôler les écarts et agir en conséquence. S'adresser à Intermediate Technology Publications, 103/105 Southampton Row, London WC1B 4HH, Royaume-Uni, télécopie : +44 0171-436-2013, courriel : . La mémoire compte généralement de 8 à 32 mégaoctets, tandis qu'un disque dur en compte habituellement plus de 100 et peut même atteindre un gigaoctet (1 000 mégaoctets). Les techniques exposées dans l'exemple qui suit peuvent être utilisées dans le cadre d'un système de comptabilité par origine des fonds informatique ou manuel, même si l'exemple en question suppose l'utilisation d'un système informatisé. encours total des crédits en retard ; ce montant apparaît au bilan. ? Cette liste convient à une institution de microfinance n'accordant que des prêts par le biais d'un bureau unique et comptant environ 1 500 clients. Ce résultat intermédiaire fait alors l'objet de trois retraitements : ? Compte de résultat simplifié, résultats et prévisions, Commissions sur les crédits et commissions sur les services bancaires, Total, charges d'exploitation services financiers, Groupement :      Agence et ensemble de l’institution. Le calcul des intérêts n'est pas aussi simple qu'il y paraît à première vue. De plus, en cas de pénurie de liquidités, les bons clients ne bénéficient plus de services adaptés ou n'obtiennent pas de prêts relais plus importants. FIGURE 1.1 Entrées et sorties d'un système d'information de gestion, 1.3  Comment les différentes parties du système d'information, Un système complet d'information de gestion regroupe tous les systèmes mis en œuvre par une institution pour produire les informations qui guident la direction dans ses choix et ses actions. Le prendre en compte non seulement le coût initial programmeur a-t-il rapidement répondu aux appels d'achat du logiciel ou de la licence d'utilisation mais motivés par des situations d'urgence ou les besoins de aussi les coûts qui devront probablement être assumés maintenance ? Les systèmes de gestion de portefeuille restent relativement onéreux, mais il peut être justifié d'y recourir car, pour survivre, une institution doit pouvoir obtenir rapidement des informations précises sur la situation de ses prêts. Dans le cas d'institutions multiservices (qui offrent des services non commerciaux de nutrition, de santé et communautaires) et de programmes intégrés (qui offrent, outre les services financiers, des services commerciaux de marketing et de gestion ou de formation technique, par exemple), il convient d'isoler le coût des services financiers de celui des services non financiers avant de calculer les ratios, ce qui s'avère parfois impossible. par une description, du type « compte courant de la Banque nationale » ou « salaires à verser, personnel du siège » ; ? Pour parvenir à ce but, le système  tient compte de son environnement et régule son fonctionnement en s’adaptant aux changements. Le rapport est généralement présenté avec un format paysage pour que les guichetiers aient suffisamment de place pour noter certaines remarques. La colonne 4 indique le capital restant dû uniquement. Il faudra ensuite former l'équipe du projet de système d'information, qui devra être composée à la fois d'utilisateurs et de programmeurs ; de nombreux membres du groupe de travail en feront sans doute partie, mais il importe que les spécialistes des systèmes d'information y soient plus largement représentés. Il présente de bonnes options de sécurité et, s'il est bien employé, devrait permettre aux institutions d'exploiter les nouvelles technologies de logiciels pour les réseaux opérant à partir de serveurs. Les institutions de microfinance fournissent des données financières et des informations sur leurs pratiques comptables, leurs agences, la structure de leurs engagements, les arriérés de paiement, etc. Dans un système de comptabilité d'engagement, il s'agit des intérêts dus par le client sur les crédits générés pendant la période considérée, quel que soit le montant des intérêts effectivement payés au cours de cette même période. •   Le système opérant englobe toutes les fonctions liées à l’activité propre de l’entreprise : facturer les clients, régler les salariés, gérer les stocks. Le système de comptabilité doit donc produire un compte de résultat retraité, qui prend en compte les subventions reçues par l'institution, pour déterminer sa viabilité financière. Le retraitement des fonds propres au coût de l'inflation. L'indicateur de la VA-. Le MULTIPLICATEUR DES FONDS PROPRES est égal à : Les données sont extraites du rapport E1. Ils finissent par avoir beaucoup de données, mais peu d'informations. Un système de gestion du portefeuille recouvre des informations et produit des rapports sur l'état et les résultats des comptes des clients. Il n'en est pas moins recommandé d'inscrire, même dans les systèmes de comptabilité de caisse, les intérêts à payer au titre d'engagements importants et donnant lieu à des décaissements peu fréquents, tels que les crédits à long terme des banques de développement dont les intérêts ne doivent être réglés qu'une fois par an. Il est important de noter que cette caractéristique est surtout liée à la promptitude des saisies, donc de l’attitude des humains. Ce guide pratique n'étant pas un traité de gestion financière, il ne fournit toutefois que peu d'informations sur la manière de les interpréter et de les utiliser pour prendre des décisions. Les intérêts courent-ils à partir de la date d'établissement du dossier de prêt ou à partir de la date à laquelle le client reçoit les fonds ? Le dernier rapport de ce groupe, E4 : RAPPORT SUR L’ADÉQUATION DES FONDS PROPRES, affecte des pondérations aux différentes catégories du bilan en vue de déterminer l'adéquation des fonds propres. munes (par exemple, caisses, encours et charges à payer). C'est pourquoi les autorités de contrôle des banques s'assurent généralement du respect de l'équilibre de position de change. Le rapport F1 : TABLEAU DE FLUX DE TRÉSORERIE indique simplement la manière dont les liquidités ont été employées au cours des périodes écoulées. 5. Les langages couramment employés autrefois pour les bases de données (tels que Dbase, FoxPro, Clipper) font place à de nouveaux langages « orientés objet » (comme C et Visual Basic), qui produisent des logiciels dont la maintenance est généralement plus facile à assurer. Les ordinateurs personnels (PC) ne cessent eux aussi de s'améliorer. La ligne 3 est une projection des résultats nets, qu'il est possible d'effectuer à partir des mouvements du portefeuille de crédits. développer le logiciel, ? ? Ensemble des montants que peut immédiatement utiliser l'institution, comme les espèces, les soldes des comptes chèques, et les fonds déposés dans des comptes de dépôt à vue non rémunérés ou assortis de taux d'intérêt peu élevés. Katherine Stearns, « Discussion Paper Series », Document 5, Washington, ACCION, 1991. Trois de ces indicateurs concernent la productivité des agents de crédit et trois autres celle de l'agence. Ces cours sur Wikiversité regroupent des leçons traitant des différents outils des systèmes d’information de l’entreprise : Réseaux sociaux, ERP, Cloud computing, Gestion de projets, Intégration des données, Gouvernance des systèmes d’information… Windows 3.x permet l'utilisation simultanée de plusieurs applications (mode multitâches). Cette méthode ne pouvant être appliquée dans les pays qui ne suivent pas ce système, ces retraitements ne sont introduits dans ce manuel que dans le compte de résultat retraité et n'interviennent ni dans le compte de résultat ni dans le bilan que les auditeurs doivent vérifier et approuver. Un crédit est généralement restructuré de manière à ce que l'emprunteur ne soit plus en retard et puisse plus facilement effectuer ses remboursements dans les délais prescrits. 4. ». Logiciel bon marché conçu pour automatiser les opérations bancaires d'intermédiaires financiers de petite et moyenne taille et pour fonctionner sur PC. Il est important de suivre l'évolution du POURCENTAGE D’AGENTS DE CRÉDIT DANS LES EFFECTIFS pour s'assurer que l'institution profite d'économies d'échelle en augmentant la proportion des agents de crédit, qui sont essentiellement ceux qui génèrent des revenus25. Le CGAP a financé la constitution d'une base de données sur les résultats financiersdes institutions de microfinance, pour aider les responsables des différentes institutions à comparer leurs résultats à ceux de programmes similaires. Il est aussi possible de confier l'élaboration du système à une société indépendante, auquel cas il importe de régler, Si le système n’est pas bien conçu au départ, son élaboration peut prendre beaucoup plus de temps, On ne saurait trop insister sur la nécessité de croiser, L’évaluation rigoureuse des besoins conditionne le succès d’un système d’information de gestion : le cas de PRODEM. Ce rapport ventile les comptes d'épargne par montant des dépôts. Les plus utilisés sont notamment Maestria, Ciel, Peachtree Accounting et ACCPAC Accounting (ces deux derniers logiciels ne sont disponibles qu’en version anglaise). Les comptes peuvent être traités par un logiciel de comptabilité peu onéreux opérant de manière indépendante, tandis que les comptes des clients figurent sur une base de données programmée, qui permet de produire un registre des opérations présentant des données détaillées sur les prêts décaissés, les remboursements effectués, les ajustements apportés aux pièces justificatives du journal et les dépôts d'épargne. La définition des besoins est une étape cruciale. Les cartes de réseau et les câbles relient le serveur aux différents ordinateurs et permettent d'obtenir à partir de ces derniers des informations (telles que les comptes des clients) stockées sur le serveur. Pourtant, les responsables des institutions qui ont fait cet investissement ? ment ou nécessitant l'appui de sociétés étrangères. Voir le rapport E1 : BILAN SIMPLIFIÉ. les opérations se rapportent à des périodes antérieures (les clients qui ont effectué leur remboursement la veille, par exemple) et que les informations destinées au contrôle de gestion comparent les résultats (observations) aux objectifs budgétaires (prévisions). Il a identifié les besoins d'information de l'institution, déterminé ce qui était faisable et effectué une évaluation initiale des options possibles dans ces conditions. La première partie de cette brève étude décrit les rapports de base qui doivent être produits par tous les systèmes de comptabilité, quels qu'ils soient (bilan, comptes de résultat et situation du portefeuille), et fournit d'utiles définitions des termes qui y sont employés. La section 4.2.3 explique en détail la manière de calculer des provisions adéquates et les méthodes de provisionnement. La structure du rapport dépendra du mode de crédit aux groupes retenu. Plus il est important par rapport aux effectifs de l'institution, plus la productivité financière de cette dernière est élevée. ? - fichier de type ppt et de taille 8,717.00 Kb, cours pour le niveau Avancée . Nombre de comptes d'épargne illimité par membre, ? ? En cas de remboursement anticipé, les intérêts sont-ils réduits ? Ce système, qui devra pouvoir gérer les comptes de 300 000 clients, fonctionnera en réseau sous Windows NT au siège et de manière indépendante dans les agences ; chacune des agences sera équipée d'un ordinateur et d'une imprimante, et transférera chaque jour ses données au siège par modem. Le document de conception du système lui permet de noter les relations ci-après : ? Option intégrée de production de lettres. Remboursements par tranches pouvant aller d'un jour à un an, ? Sous quelle forme les décaissements sont-ils effectués : en espèces, par chèque, en nature, par une combinaison de ces trois moyens de paiement, ou par le biais d'un virement au compte courant ou au compte d'épargne du client ? Le directeur général doit, quant à lui, être au fait des. Ils expliquent les fondements théoriques d'un grand nombre d'indicateurs et techniques utilisées dans le présent guide pratique. Pour ESSOR, les indicateurs sont calculés comme suit (données extraites du rapport D7) : (51 247)                                412 140                                (51 247)                                827 576, 412 140                                827 576                                827 576                                193 424, ?12,4 %              x                49,8 %                =               ?6,2 %               x                  4,28. Le rééchelonnement des prêts en retard peut provoquer des distorsions similaires. ? Un programme de comptabilité doit permettre d'imprimer toutes les données requises pour les audits, et notamment les registres des opérations comme le grand livre. Les soldes des comptes de prêt et d'épargne des clients doivent correspondre aux soldes des comptes du grand livre correspondants. Nombre illimité de produits d'épargne et de prêt définis par les utilisateurs. Ce hiatus est parfois incontournable. Au lieu de présenter simplement tous les produits, puis toutes les charges, il regroupe les produits en produits des services financiers, subventions et produits des services non financiers, et les charges en coût des ressources, charges d'exploitation des services financiers et charges d'exploitation des services non financiers. Les directeurs doivent effectuer des projections de leurs activités pour compléter les informations du système d'information, tâche aussi délicate qu'essentielle. 3. Le RENDEMENT RETRAITÉ DE L’ACTIF, soit ?6,2 %, apparaît à la ligne intitulée Rendement retraité des opérations de services financiers. ? Les institutions qui sont suffisamment importantes pour être agréées par les autorités financières de leur pays peuvent avoir besoin de systèmes plus développés que celui présenté ici, pour satisfaire aux réglementations nationales. le taux d'intérêt, réel effectif                                                                           63, 4.5 Indicateurs de croissance                                                                 63, 4.6 Indicateurs d'impact                                                                       64, 4.6.1 Clientèle touchée                                                                   64, 4.6.2 Épargnants touchés                                                               65, 4.6.3 Emprunteurs touchés                                                             65, 4.7 Indicateurs de productivité                                                              66, 4.7.1 Indicateurs de productivité opérationnelle                                67, 4.7.2 Indicateurs de productivité financière                                      67, 4.7.3 Indicateurs d'efficacité                                                            69, Chapitre 5  Élaboration et mise en place d'un système, d'information de gestion                                                                       73, 5.1 Phase 1 : Conceptualisation                                                             74, 5.1.1 Étape 1 : Constitution d'un groupe de travail                            74, 5.1.2 Étape 2 : Définition des besoins                                              75, 5.1.3 Étape 3 : Détermination de ce qui est faisable                           78, 5.1.4 Étape 4 : Évaluation des différentes possibilités                         82, 5.1.5 Étape 5 : Préparation du rapport d'évaluation des besoins          86, 5.2 Phase 2 : Évaluation détaillée et conception du système                      88, 5.2.1 Étape 1 : Évaluation détaillée des logiciels                                88, 5.2.2 Étape 2 : Mise au point de la structure du système                  98, 5.2.3 Étape 3 : Mise au point du plan du système d'information, de gestion                                                                                  99, 5.3 Phase 3  : Programmation et installation du système                            99, 5.3.1 Étape 1 : Développement du logiciel                                     99, 5.3.2 Étape 2 : Installation du matériel                                         100, 5.3.3 Étape 3 : Préparation et révision des documents de référence 100, 5.3.4 Étape 4 : Configuration du système                                     100, 5.3.5 Étape 5 : Mise à l'essai                                                       101, 5.3.6 Étape 6 : Transfert des données                                          101, 5.3.7 Étape 7 : Formation                                                           103, 5.3.8 Étape 8 : Utilisation des deux systèmes en parallèle               103, 5.4 Phase 4 : Maintenance du système et examen du système, d’information de gestion                                                            104, 1    Présentation générale des logiciels et des technologies des systèmes, d’information de gestion                                                               107, 3    Études portant sur les indicateurs financiers et la gestion financière         135, 4    Logiciels de systèmes d’information de gestion commercialisés sur, une base internationale                                                                 139, Table des matières                                                                                  3, Catégorie A : Rapports sur l'épargne                                                         4, A1 : Mouvements du compte d'épargne                                          5, A2 : Rapport de guichet sur l'épargne                                              6, A3 : Comptes d'épargne actifs par agence et par produit                    8, A4 : Comptes d'épargne inactifs par agence et par produit                 9, A5 : Dépôts à terme arrivant à échéance                                        10, A6 : Rapport sur la concentration de l'épargne                               11, Catégorie B : Rapports sur l'activité de crédit                                           12, B1 : Échéancier des remboursements de crédits                              13, B2 : Mouvements du compte de crédit                                          14, B3 : Situation globale du client                                                     16, B4 : Rapport sur les membres du groupe                                       17, B5 : Rapport de guichet sur les crédits                                           18, B6 : Prêts actifs par agent de crédit                                                18, B7 : Clients en attente par agent de crédit                                      20, B8 : Rapport sur les versements journaliers par agent de crédit         21, B9 : Concentration du portefeuille                                                22, Catégorie C : Rapports sur la qualité du portefeuille                                  23, C1 : Balance âgée développée du portefeuille à risque par agence      24, C2 : Crédits en retard par agent de crédit                                       26, C3 : Crédits en retard par agence et par produit                              26, C4 : État récapitulatif du portefeuille à risque par agent de crédit      28, C5 : État récapitulatif du portefeuille à risque par agence et, par produit                                                                            29, C6 : Historique développé des crédits en retard par agence                 30, C7 : Rapport sur les abandons de créances et les montants recouvrés   32, C8 : Balance âgée des crédits et calcul des provisions                         33, C9 : Rapport sur l’intéressement du personnel                                  34, Catégorie D : Rapports de compte de résultat                                          35, D1 : Compte de résultat simplifié                                                    36, D2 : Compte de résultat développé                                                  38, D3 : Compte de résultat par agence et par région                              40, D4 : Compte de résultat par programme                                          41, D5 : Compte de résultat simplifié, résultats et prévisions                    42, D6 : Compte de résultat développé, résultats et prévisions                  44, D7 : Compte de résultat retraité                                                      45, Catégorie E : Rapports de bilan                                                              49, E1 : Bilan simplifié                                                                        50, E2 : Bilan développé                                                                      52, E3 : Bilan par programme                                                               54, E4 : Tableau d’adéquation des fonds propres                                    56, Catégorie F : Tableaux sur les flux de trésorerie                                        57, F1 : Tableau de flux de trésorerie                                                     58, F2 : Projections des flux de trésorerie                                               59, F3 : Rapport sur les impasses de taux                                               62, Catégorie G : États récapitulatifs                                                            63, Encadré 1.1 Problèmes posés par l'intégration de systèmes manuels, et informatiques : le cas de BRAC                                          9, Encadré 1.2 La maîtrise des résultats grâce aux systèmes d'information, de gestion : l'exemple de SHARE                                        11, Encadré 2.1 Dispositions novatrices prises avec les bailleurs de fonds         18, Encadré 3.1 Amélioration de la présentation des rapports du système, d’information de gestion de la Workers Bank of Jamaica        30, Encadré 3.2 Adaptation de l'information à ses utilisations                         31, Encadré 3.3 Principes à respecter pour concevoir de bons rapports            34, Encadré 3.4 Jeu minimum de rapports pour une petite institution, de microfinance dont la seule opération consiste à, effectuer des prêts                                                             39, Encadré 3.5 Rapports destinés à la clientèle                                            40, Encadré 3.6 Rapports destinés au personnel de terrain                             41, Encadré 3.7 Rapports destinés aux directeurs d'agence et, aux directeurs régionaux                                                     42, Encadré 3.8 Rapports destinés au personnel de direction au siège social       42, Encadré 3.9 Rapports destinés au conseil d'administration                        43, Encadré 3.10 Rapports destinés aux bailleurs de fonds et aux actionnaires     43, Encadré 4.1 Suivi de la qualité du portefeuille chez BRAC                        52, Encadré 5.1 Types de documents à réunir                                               76. La présente annexe a pour objet de décrire en termes généraux les logiciels disponibles sur une base internationale, en se fondant sur les informations fournies par les sociétés informatiques. Lorsque l'institution est sûre que le nouveau système fonctionne bien, elle peut cesser d'utiliser l'ancien, mais toutes les sorties et tous les fichiers de données doivent être stockés avec soin pour qu'il soit possible de s'y reporter ultérieurement. ? Au cours de l'évaluation initiale, le groupe de travail doit examiner attentivement tous les documents de référence fournis par la société informatique, en utilisant, si possible, les démos ou des versions tests du logiciel. En plaçant clientid à la fois dans la table client et dans la table prêt, il a établi un lien entre les champs et n'est donc pas obligé d'enregistrer également le nom du client dans la table prêt1. Est-il capable de tenir les informations à jour3 ? Un système du logiciel. Les contraintes budgétaires peuvent aussi exclure la plupart des systèmes qui doivent bénéficier d'un appui international ainsi que de nombreux systèmes locaux. De plus en plus, l’entreprise doit être à l’écoute de son environnement pour anticiper les changements et adapter son fonctionnement. 5.3.1  Étape 1 : Développement du logiciel. qui ne sont pas toujours définis avec suffisamment de précision ? Les bureaux régionaux suivent maintenant un plan comptable type, regroupent les données des caisses locales et les transmettent au bureau national. L'équipe doit présenter aux utilisateurs, pour approbation, tous les éléments des spécifications du système. Les nouveaux ordinateurs qui pourront être achetés par les institutions de microfinance seront équipés de Windows 95. Il leur semble qu'il ne devrait pourtant pas être difficile de répondre à leurs questions, surtout s'ils savent que toutes les données requises se trouvent dans l'ordinateur. Il est aussi difficile de consolider les informations de plusieurs agences, manuellement ou sur un tableur (voir l’encadré 1.1, page 9). 1.1  Pourquoi l'information est-elle aussi importante ? Rapports sur l'intéressement du personnel. ? Il existe deux catégories d'actifs : les actifs à court terme et les actifs à long terme. De plus, si les prêts accordés aux femmes sont d'un montant nettement inférieur à ceux accordés aux hommes (ce qui est le cas lorsque les femmes ont la possibilité d'emprunter pour financer des activités commerciales, tandis que les hommes empruntent pour financer des activités de production), elles peuvent détenir une part de l'encours du portefeuille de crédits bien inférieure à ce que leur proportion dans la clientèle totale ne le laisse penser. Les systèmes. Branchements sur le centre de service commun, ? La sécurité du système est assurée par des dispositifs qui permettent de sauvegarder régulièrement les données. Ce modèle de bilan présente des informations pour deux années consécutives, au niveau de détail requis pour le conseil d'administration et les acteurs externes. L'ordinateur principal de l'agence compile les transactions de la journée et imprime des rapports. ? Supposons, par exemple, qu'un unique remboursement de 100 dollars soit en retard au titre d'un prêt dont l'encours est de 1 000 dollars, le premier indicateur classe la totalité des 1 000 dollars à risque, tandis que le second ne considère que le montant impayé, soit 100 dollars. Quelle est la procédure d'autorisation à suivre pour passer un prêt en perte ? Les réseaux à longue distance relient des ordinateurs au moyen de lignes téléphoniques. Le BILAN PAR PROGRAMME est conçu pour les institutions ayant de multiples programmes et systèmes de comptabilité intégrant la définition de centres de profit de programmes, comme indiqué dans la section 2.4.1.